La planification d’événements est l’un des canaux de communication les plus complets dont dispose votre entreprise. En effet, quelles autres méthodes de marketing, de produit ou de vente qui existent au sein de votre entreprise ont la même ampleur et visibilité que les événements? Nous ne parlons pas des annonces Google qui obtiennent quelques milliers d’impressions. L’impact d’un événement sur un prospect est bien plus important que celui d’une personne faisant défiler une annonce. Les événements ont la capacité d’influencer radicalement la perception de votre marque à une échelle incroyable. Toutefois, pour qu’un évènement soit réussi, votre équipe événementielle interne et l’agence d’organisation évènementiel doivent travailler comme une unité cohérente. Si vous avez déjà eu un doute à un moment quelconque du processus lorsque vous travaillez avec une agence de gestion d’événements tierce, consultez ces conseils pour assurer une navigation en douceur.
Partagez les buts et objectifs de l’organisation avec l’agence
Comme pour tout grand projet, la création de buts et d’objectifs SMART est fondamentale pour le succès. Il est également important de s’assurer que tout le monde a la main sur une copie dès le départ.
Identifiez les principales parties prenantes
Qui se soucie le plus de la réussite de votre événement ? Probablement les mêmes personnes qui font les chèques. Prenez note de ces personnes dès le début et incluez-les dans les réunions de stratégie.
Déléguez les rôles et les responsabilités à chaque membre de l’équipe dès le départ
Évitez de laisser tomber le ballon ou, au contraire, de marcher sur les pieds en énumérant soigneusement toutes les tâches attribuées à chaque membre de l’équipe.
Indiquez quelles sont vos attentes vis-à-vis de l’agence
Cela devrait être fait dans la phase SOW avant qu’un accord ne soit jamais finalisé, mais gardez à l’esprit que ceux-ci peuvent nécessiter un peu de flexibilité car les besoins d’un événement changent parfois. Définissez clairement les tâches auxquelles vous souhaitez participer (et celles que vous ne souhaitez pas) De nombreux clients souhaitent être impliqués dans des tâches spécifiques, en particulier lorsque la relation est nouvelle, extrêmement importante, ou les deux. Faites simplement comprendre dès le départ comment vous voulez vous impliquer pour qu’il n’y ait pas de surprises ! Identifiez les politiques, procédures ou directives que l’agence d’organisation évènementiel doit suivre. Tout le monde peut s’identifier ici. Vous faites un tas de travail et on vous dit après coup que cela n’a pas suivi les directives de l’entreprise, et que cela doit être fait d’une autre manière. Notez tous les pièges spécifiques avant de commencer le travail afin que vous donniez à votre société de gestion d’événements une chance de tout faire correctement la première fois.
Définir le processus d’examen et de prise de décision
Tout le monde aime savoir comment ils seront notés, il est donc préférable d’énoncer les critères et le processus au début. Établissez un calendrier pour les réunions de mise à jour. Si l’agence d’organisation évènementiel ne l’aborde pas en premier, définissez une cadence régulière pour examiner les éléments dans un format de style de gestion de projet.