Comment remplir un livre d’inventaire et de balance ?

Mar 1, 2022 Finances
gestion finance

Savoir remplir un livre d’inventaire et de bilan et effectuer une gestion correcte permet aux responsables des finances de se conformer aux obligations fiscales, de suivre la variabilité des capitaux propres et, d’une manière générale, de contrôler la situation comptable de l’entreprise.

La seule façon de garder le contrôle de l’actif et du passif de votre entreprise est d’utiliser l’inventaire et le bilan. Par conséquent, la bonne gestion de ces ressources est sans aucun doute essentielle pour toute organisation qui cherche à protéger ses actifs.

Dans les lignes qui suivent nous vous dirons tout ce qu’il faut savoir sur le livre d’inventaire et de bilan et la marche à suivre pour le remplir. Si le sujet vous intéresse, suivez-nous jusqu’au bout !

Qu’est-ce qu’un livre d’inventaire et de bilan ?

Avant d’aborder comment remplir un livre d’inventaire et de bilan, il est important de préciser la notion de cette ressource.

L’inventaire et le bilan s’entendent comme un état récapitulatif des actifs physiques d’une entreprise, y compris les marchandises et les principales immobilisations, ainsi que des dettes, y compris les emprunts à court ou moyen terme.

On parle d’un livre, mais il ne doit pas nécessairement avoir ce format, puisqu’il s’agit de plusieurs documents et enregistrements différents. Il est à noter que, dans le cas de marchandises, l’enregistrement doit comporter la quantité et le prix unitaire.

Aussi, dans les immobilisations, il est important d’indiquer la valeur initiale de chacune, ainsi que l’année d’acquisition et le montant de l’amortissement.

En attendant, dans les crédits et emprunts contractés, il faut qu’ils aient des précisions sur la durée et le taux d’intérêt. Et dans les dettes pour le chiffre d’affaires des clients et des fournisseurs, il faut inclure l’analyse des comptes.

Qui est la personne qui tient à tenir l’inventaire et le livret de solde?

C’est un livre obligatoire pour toutes les entreprises qui exercent une activité économique et qui doivent tenir une comptabilité complète, même pour les micro-entreprises.

Du point de vue des enregistrements, la comptabilité complète comprend à la fois le livre d’inventaire et de bilan ainsi que les livres de journal et de grand livre.

Ces livres comptables doivent être mis à jour, notamment en fin d’exercice comptable, car ils peuvent être requis pour certains audits.

Aussi, d’un point de vue interne, être à jour est synonyme de plus de contrôle et de stabilité, tout en générant de la confiance avec des partenaires et des investisseurs externes potentiels, au cas où vous rechercheriez un financement.

Conseils et stipulations sur la façon de tenir un inventaire et un livre d’équilibre

Il est important de savoir quelles sont les exigences qui doivent être suivies pour se conformer à cette obligation et que les dossiers sont approuvés par l’Internal Revenue Service.

Parmi les conditions pour que le livre d’inventaire et de bilan reçoive l’approbation, nous trouvons les suivantes:

Il doit être porté clairement, suivant un ordre dans les dates et sans espace.

Il faut éviter les interpolations, les ratures, les modifications, les rayures, tout symbole ou abréviation, sans que ceux-ci soient conformes à l’ordre commercial ou non nécessaires.

Vous êtes tenu de corriger les erreurs et les omissions au moment où elles deviennent apparentes.

En plus de ce qui a été dit ci-dessus, il existe des aspects clés qui, si vous en tenez compte, peuvent vous aider à simplifier la mise à jour du livre et à gérer cette tâche avec plus d’ordre et de contrôle. Certains d’entre eux sont:

Il est nécessaire de conserver toutes les informations organisées par blocs.

Cependant, cette collecte, qui se fait par blocs, doit séparer les factures, les inventaires, les reçus bancaires, les preuves de paiement, entre autres.

Il est nécessaire d’utiliser des balances générales, à travers lesquelles les soldes et les mouvements des différents comptes sont regroupés, ce qui permettra de détecter d’éventuels déséquilibres comptables.

Il faut être vigilant au dernier trimestre de chaque année, car les changements possibles dans la structure des comptes sont annoncés.

Il est nécessaire d’utiliser un logiciel d’inventaire qui vous permet d’automatiser les processus d’enregistrement, avec lequel les rapports sont simplifiés, vous pouvez garder les livres en ordre, et ainsi extraire toutes les informations nécessaires pour conserver les documents et prendre des décisions à temps.

Nous sommes arrivés au bout !

Il est essentiel qu’en tant que responsable des finances de votre entreprise, vous soyez conscient de l’importance d’un livre d’inventaire et de bilan, comment le tenir efficacement, et surtout, soyez très clair sur les délais et ce que dit la législation du pays sur le thème.

En plus de cela, n’oubliez pas de vous fier à des logiciels de grande envergure, tels que des systèmes comptables, qui vous aideront à maintenir les informations à jour et, par conséquent, faciliteront l’enregistrement des passifs et des actifs associés à la gestion des stocks et de vos actifs commerciaux. Pour plus d’information veuillez consulter le service cabinet d’expert comptable Ixelles.

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